الأرشيف الالكتروني

مقدمـة عــامة:
مواصفات فنية (خيارات النظام):
 • قابلية النظام على استيعاب عدد لا نهائي من الملفات والوثائق والسجلات والخرائط....الخ.
• قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت وورد، إكسل ...... الخ) وأرشفتها كملفات إلكترونية أو تحويلها إلى صور والتعامل معها كصور مخزنة في نظام الأرشفة الإلكترونية وكذلك إمكانية التعامل مع ملفات ذات امتداد PDF Acrobat وتحويلها إلى صور ذات امتداد TIFF.
• إمكانية نقل الملفات بين المجلدات أو نسخها أو نقل الملفات كمختصرات ضمن الصلاحيات المتاحة.
• إمكانية ربط المستندات أو الملفات ذات العلاقة بملفات أخرى.
• إمكانية إصدار ملفات أو مستندات جديدة مرتبطة مع ملفات مخزنة سابقا، وإمكانية الوصول إلى النسخ السابقة بسهولة.
• إمكانية الاستيراد من خارج النظام وكذلك التصدير إلى القرص الصلب أو المرن ضمن الصلاحيات المتاحة للمستخدم.
• إمكانية إضافة أو إلغاء بعض الأيقونات على الشاشة حسب رغبة المستخدم.
مواصفات فنية (تخزين الوثائق):
تحفظ الملفات بالأبيض والأسود باستخدام النظام القياسي العالمي (مجموعة تيف 4)، وكذلك قدرة النظام للتعامل مع الصور بجميع أشكالها.
• الصور التي تمسح ضوئيا أو التي يتم أرشفتها في نظام الأرشفة الإلكترونية لا تأخذ حيز في التخزين حيث أن النظام يقوم بضغط هذه الملفات أوتوماتيكيا بنسبة 50% تقريبا.
• تحفظ الملفات الملونة باستخدام النظام القياسي (جي بي جي). 
• تحفظ الملفات على الخادم الرئيسي مباشرة وذلك لأن النظام يتبع تقنية (خادم/مستخدم، Client/Server Application).
• يتعامل النظام مع جميع وسائط التخزين كوحدات التخزين، أقراص تخزين صلبة أو مرنة.
مواصفات فنية (خيارات الوثائق):
• إمكانية نقل الصور وإعادة تنظيم المستندات وترتيب الصفحات داخل المستند.
• إمكانية استخدام الأختام الإلكترونية.
• إمكانية طباعة صفحات من المستند أو طباعة كامل المستند.
• إمكانية عرض المصغرات، عرض الصور، عرض النصوص، عرض بطاقات الفهرسة على نفس الصفحة.
• دعم الملاحظات اللاصقة على الوثائق دون المساس بأصل الوثيقة.
• دعم خاصية إظهار جزء من نص الوثيقة دون المساس بأصل الوثيقة.
• إمكانية تكبير وتصغير الوثيقة.
• إمكانية التحرك عبر صفحات المستند/السجل، وكذلك إمكانية الذهاب إلى صفحة مرقمة بشكل مباشر.
• تسمية مباشرة للمستندات.
مواصفات فنية (خيارات البحث والفهرسة):
• سهولة إنشاء بطاقات فهرسة تحتوي على حقول تدعم خيارات البحث المتقدم بناء على نوعية الوثائق أو بناء على الأقسام والإدارات والفروع.
• إمكانية استخدام البحث الأساسي أو البحث المتقدم حيث أن الفرق بينهما كما يلي:
1. البحث الأساسي:
إمكانية البحث عن كلمة داخل النص بعد معالجة الصور وتمييز النصوص ضوئيا حيث أن هذه الخاصية تمكن المستخدم من البحث عن كلمة، كلمة أو كلمة، كلمة داخل جملة، كلمة وليس كلمة..... مع التحكم بنسب الخطأ المتوقعة.
2. البحث المتقدم:
إمكانية البحث باستخدام الحقول المصنفة داخل بطاقات الفهرسة والتي تم إدخالها عن طريق المستخدم يدويا أو أوتوماتيكيا. وكذلك إمكانية البحث داخل الملاحظات اللاصقة التي أنشئها المستخدم داخل الوثيقة، وأيضا أمكانية البحث عن أسم ملف مستند أو مجلد، وأيضا يدعم النظام خواص أكثر تطورا بتشغيل جميع محركات البحث حتى الوصول إلى النتيجة المرجوة، عدا عن ذلك استفادة النظام من التكنولوجيا المتطورة في عملية التخزين والبحث مثال/ BARCODE, ZONE OCR ........الخ.
مباشرة العمل على النظام: 

يمكن الدخول إلى النظام من خلال اختيار قائمة الأرشيف Archive منها يمكن القيام بالاتي:
1- قائمة الأقسام.
2- أنواع الملفات والوثائق.
3- عملية استيراد الوثائق (الوارد).
4- عملية تصدير الوثائق (الصادر).
5- البحث في الوثائق المستوردة (الوارد).
6- البحث في الوثائق المصدرة (الصادر).
7- تنبيهات الصادر والوارد.

 


يمكن من خلال هذه النافذة التحكم في الأقسام، فان كان نظام الأرشيف ضمن نظام الشافي المتكامل فان الأقسام تظهر تلقائيا في هذه النافذة كما يمكن من خلالها أيضا إضافة قسم جديد أن لم يكن مدرجا، وأيضا تشمل هذه الأقسام الخارجية وهو مصطلح يرمز للمؤسسات الخارجية الأخرى، وآلية العمل عليها يكون كالآتي:
1- لإضافة قسم جديد اكتب اسم القسم ثم اضغط على زر الحفظ.
2- لحذف قسم موجود اختر القسم ثم اضغط على زر الحذف.
الوارد – استيراد الملفات:


يمكن من خلال هذه النافذة متابعة عمليات الوارد بشكل دقيق وذلك من خلال إتباع الخطوات الآتية:
1- تحديد نوع الوارد هل هو فاكس أو بريد الكتروني أو وثيقة ذات أهمية بالغة أو وارد عام.
2- تحديد مصدر الوثيقة هل هي من داخل المصلحة أو المؤسسة أو من خارجها من خلال اختيار    أو زر   .
3- إدراج الملفات الواردة من خلال اختيار زر   ثم قم بتحديد الملفات واختر زر موافق.
4- حدد القسم المتوجه منه الوثيقة واكتب بيانات الوثيقة، وهي مهمة جدا في عملية البحث وبالأخص الرقم الإشاري.
5- بعد التأكد من كل البيانات قم بالضغط على زر الحفظ  .
6- يمكن تحويل الوثيقة الواردة إلى موظف آخر وذلك من خلال اختيار تبويبConvert to Employer ثم تحديد اسم الموظف.
7- تقدم الشاشة معلومات إحصائية عن الوارد من حيث عدد الوثائق  وغيرها.


8- بالإمكان استعراض الصور والوثائق الواردة من خلال زر  .
9- يمكن طباعة الملفات بمختلف أنواعها من خلال اختيار ملف الطباعة  .
10- يمكن تحرير الملفات (التحرير من حيث بيانات الإدخال وليس محتوى الملف نفسه) وذلك من خلال اختيار الملف المراد تحريره ثم الضغط على زر)  .
11- من المهم جدا إدراج تاريخ الوثيقة وتاريخ تدوين الوثيقة.
12- يمكن حذف الملف باختيار الملف ثم الضغط على زر الحذف  .
متابعة الصادر:

في نظام الأرشفة عملية الوارد هي مطابقة تماما من حيث التفاصيل وآلية العمل لعملية الصادر ومختلفة عنها من حيث الاتجاه، فالملف المعد من قبل الإدارة الأولى هو ملف صادر بالنسبة إليها والمرسل منها إلى الإدارة الثانية هو ملف وارد بالنسبة إليها، وتفاصيل العمل برمجيا على النظام ويتم ذلك من خلال إتباع الخطوات الآتية:
1- تحديد نوع الصادر هل هو فاكس أو بريد الكتروني أو وثيقة ذات أهمية بالغة أو وارد عام.
2- تحديد مصدر الوثيقة هل هي من داخل المصلحة أو المؤسسة أو من خارجها من خلال اختيار    أو زر  .
3- إدراج الملفات الصادرة من خلال اختيار زر   ثم قم بتحديد الملفات واختر زر موافق.
4- حدد القسم المتوجه إليه الوثيقة واكتب بيانات الوثيقة وهي مهمة جدا في عملية البحث وبالأخص الرقم الإشاري.
5- بعد التأكد من كل البيانات قم بالضغط على زر الحفظ  .
6- يمكن تحويل الوثيقة الصادرة إلى موظف آخر وذلك من خلال اختيار تبويبConvert to Employer ثم تحديد اسم الموظف.
7- تقدم الشاشة معلومات إحصائية عن الصادرة من حيث عدد الوثائق وغيرها.

 
8- بالإمكان استعراض الصور والوثائق الصادرة من خلال زر  .
9- يمكن طباعة الملفات بمختلف أنواعها من خلال اختيار ملف الطباعة  .
10- يمكن تحرير الملفات (التحرير من حيث بيانات الإدخال وليس محتوى الملف نفسه) وذلك من خلال اختيار الملف المراد تحريره ثم الضغط على زر  .
11- من المهم جدا إدراج تاريخ الوثيقة وتاريخ تدوين الوثيقة.
12- يمكن حذف الملف باختيار الملف ثم الضغط على زر الحذف 


البحث في الملفات الواردة/ الصادرة:


يوفر محرك البحث المصمم إمكانيات مختلفة في البحث بشكل دقيق ومفصل وذلك من خلال تحديد نوع البحث بنوع الوثيقة وزيادة التدقيق من خلال التاريخ وأيضا من خلال تحديد القسم الوارد منه كما يوفر محرك البحث معلومات عن الموظف أو القسم.
تنبيهات الوارد والصادر:

تفيدك هذه النافذة في التنبيه التقائي للوارد والصادر بحيث تعلمك الجديد من الملفات الواردة والصادرة تلقائيا والرد على الوارد وأيضا مشاهدته. وللعمل عليها اتبع الخطوات الآتية:
1- حدد ما تريد متابعته هل هو وارد أو صادر.
2- سيظهر لك بشكل تلقائي الملفات الواردة أو الصادرة.
3- انقر على الملف المراد مشاهدته.
4- يمكن طباعة الملف وتأكيد الوصول للمرسل.