دليل الحسابات والقيود اليومية

الجزء المحاسبي :

1- شاشة تعيين الفترة المحاسبية: ونحصل عليها باختيار (Period accounting) وتبدأ باختيار السنة المالية وتحديد بداية الفترة المحاسبية ونهاية الفترة المحاسبية ثم النقر على علامة (صح) لتضاف الفترة، وفي حالة الخطأ في تحديد الفترة يتم اختيارها من القائمة والنقر على سلة المحذوفات.

2- شاشة الدليل المحاسبي : تظهر الشاشة باختيار الأمر (add account) :
افتراضيا يسجل في النظام حساب الأرباح غير الموزعة أما بقية الحسابات فتضاف بواسطة المستخدم وذلك بالنقر على زر جديد ثم تعبئة البيانات كالتالي : اختيار الحساب الرئيسي (أصول، خصوم، حقوق ملكية، إيرادات، مصاريف) ثم اختيار الحساب الفرعي مثلا: الأصول<<<  الأصول الثابتة. ويمكن إضافة الحساب الفرعي عن طريق الزر الذي بجانب مربع نص الحساب الفرعي فيظهر الإطار (إضافة حساب فرعي).


وعن طريق الإطار (إضافة حساب فرعي) أو تعديله، ثم نكمل بقية البيانات بإضافة رقم الحساب وتحديد هل هذا الحساب حساب مقابل أم لا ثم كتابة اسم الحساب والرصيد الافتتاحي إن وجد ومن ثم الإقفال في (الميزانية أو الأرباح والخسائر أو المتاجرة) وذلك لمعرفة ظهور الحساب في القوائم المالية الختامية. وأخيراً وصف الحساب ثم زر إضافة حساب.
في حالة تعديل بيانات الحساب يتم البحث عن اسم الحساب بواسطة الحساب الرئيسي أو رقم الحساب ثم النقر على البيانات في القائمة كما في الشاشة أعلاه ثم تعديل البيانات والنقر على زر الأمر (تعديل).
وتتم طباعة الدليل المحاسبي بالنقر على زر الطباعة.
3 – شاشة دفتر القيود اليومية:
وتظهر بالنقر على (Journal) من القائمة الرئيسية:


عن طريق التبويب (إدخال القيود اليومية) النقر على زر الأمر (جديد) فيظهر رقم القيد تلقائيا، وندخل رقم السند أو الفاتورة ثم اختيار اسم الحساب ورقم الحساب والرصيد يظهر تلقائيا ثم نحدد نوع الحساب مدين/دائن والمدين أولاً ثم نختار العملة وندخل سعر الصرف  ثم المبلغ بالعملة الأجنبية ليظهر أخيرا بالعملة المحلية ثم ندخل وصف القيد أو البيان وننقر على السهم لتضاف البيانات إلى القائمة وهكذا إن كان القيد مركب وندخل حساب آخر مدين وقيمته المالية ليظهر أسفل الشاشة قيمة المدين، ثم نختار اسم الحساب ونحدد نوع الحساب دائن ونظيف البيانات إلى القائمة ويجب أن يتساوى الجانب المدين بالجانب الدائن ثم ننقر على زر إضافة القيود وترحيلها .
- من خلال التبويب عرض القيود اليومية فتظهر الشاشة:    
 يمكن البحث عن طريق رقم القيد أو بين تاريخين


في الجدول الأعلى في الشاشة تظهر البيانات الرئيسية للقيود وفي الجدول الأسفل تظهر تفاصيل القيود اليومية وعند النقر على رقم القيد في الجدول أعلاه يتم ظهور التفاصيل في الجدول الأسفل ويمكن طباعة القيود بالكشف العام للقيود اليومية أو الكشف التفصيلي.

فترة الترقية بعد الإصدار الحالي من 6 أشهر إلى سنة ونصف.
رقم الإصدار:1.6.2
يسعدنا تلقى مقترحاتك إذا كنت من مستخدمي النظام.

تعتبر المخازن من اساسيات العمل في المؤسسات التجارية والشركات ونقاط البيع لما توفره من اهمية قصوى في تتبع حركة المواد الموجودة بها وتواريخ صلاحيتها والكميات الناقصة منها كما تعمل على تسهيل معرفة حركة العملاء والموردين لهذه المواد، ويعمل نظام الشافي لإدارة المخازن على تسهيل كل هذه الحركات من خلال نظام متكامل يسهل عمل المستخدم وفق المكونات التالية:
قائمة مكتبة المواد:
حيث يتم من خلالها إدخال جميع المواد التي يتم التعامل بها داخل حيث يتم تقسيمها على اساس مجموعات واصناف أساسية يتم إدخالها من خلال الإعدادات العامة التي يوفرها النظام، كما يمكن للنظام إصدار أرقام أو باركود للمواد لتسهيل العمل بها والبحث عنها بمعاملات البحث المختلفة، ايضا من الإعدادات الهامة التي يجب مراعاتها إدخال البلد المنشا للمادة والشركة المصنعة وتاريخ الصلاحية للمادة وتحديد المدة الزمنية لبيع قبل انتهاء تاريخ الصلاحية، وتحديد ما إذا كانت مادة طبية ام لا وهل هي مادة خطرة، كما يوفر النظام خاصية إضافة البدائل للمواد في حالة إذا كانت الجهة صيدلية او مؤسسة طبية.
قائمة الطلبيات:
يتم من خلالها إعداد طلبيات بالمواد التي تحتاجها الجهة سواء اكانت طلبية خارجية من مورد او طلبية داخلية أي يطلبها مخزن فرعي من المخزن الرئيسي للجهة، كما تحتوى على معاملات بحث مختلفة تسهل من العمل وتعرض مجموعة من التقارير عن الطلبيات التي تم صرفها.
كما ان هذا القسم يحتوى على شاشة خاصة بالبحث عن الطلبيات المختلفة في حالة الرغبة بالرجوع إليها والتعديل على إحداها.
قائمة الفواتير:
تعتبر الفواتير من أساسيات عمل المخازن حيث ان النظام يمكنك إما إصدار فواتير المشتريات التي تحتاجها لشراء المواد المختلفة من الموردين الذين تتعامل معهم الجهة سواء بالعملة الاجنبية او المحلية وسواء أكانت المواد تابعة لشحنة قادمة من الخارج وتحميل مصاريف المشتريات عليها إن وجدت، أو إصدار فاتورة مبيعات لعميل بالمواد التي يتم بيعها من داخل الجهة.
كما انه يوفر ميزة التعامل مع العملاء او الموردين بالدفع النقدي أو الآجل مع ضرورة تحديد المخزن الذي يتم التعامل معه لمعرفة الحركة الصحيحة للمواد.
ويمكن تتبع حركة صنف معين سواء أكانت مبيعات أو مشتريات أو حتى مرتجع مبيعات او مشتريات وعرض التقارير الخاصة به، ويحتوى هذا الجزء على معاملات بحث مختلفة ومجموعة تقارير واسعة تسهل من عمل المستخدم.
قائمة السندات:
يتم من خلالها إعداد الواصلات المالية التي تتعامل بها الجهة مع عملائها وزبائنها او حتى مع الموظفين التابعين لها عند تسليمهم عهدة وهذه السندات يمكن ان تكون سندات دفع او قبض أو إشعارات خصم مكتسب وهو يناسب الموردين أو مسموح وهو يناسب العملاء او إشعار إضافة و إشعار مصاريف إضافية فهو يناسب العملاء والموردين على حد سواء، كما يمكن البحث عن السندات المختلفة من خلال شاشة كاملة خاصة بها الجزء.
قائمة المخازن:
هنا يتم تتبع حركة جميع المواد في جميع المخازن وإدخال الأسعار الأساسية للبيع والشراء لهذه المواد ويتم إضافة المواد للمخازن المختلفة والكميات المطلوبة وذلك من خلال شاشة تحويل المواد من مخزن إلى آخر أو إتلاف المواد التي فسدت نتيجة سوء التخزين او انتهت تاريخ صلاحيتها.
كما يتم إصدار أذونات الاستلام والتسليم للمواد التي يتم دخولها او خروجها من المخزن الرئيسي او المخازن الفرعية.
وتحتوى شاشة المخازن على معاملات بحث مختلفة وتعرض مجموعة واسعة من التقارير لقائمة المواد الموجودة بها وأسعارها والمواد المنتهية تاريخ صلاحيتها وتقارير عن العجز والزيادة في المخازن.
قائمة التقارير المالية:
يعتبر تتبع الحركات المالية للعملاء والموردين التي تتم في داخل النظام سواء اكانت مبيعات او مشتريات مهمة جدا وذلك لمعرفة حركة كل زبون ورصيده الدائن او المدين، كما تتيح معرفة حركة ونقدية الخزينة في يوم محدد او خلال فترة معينة وتعرض تقارير مفصلة بكل تلك الحركات.