في الكثير من الأحيان، ونظرا لقلة المعرفة ونقص التجربة، فإن التعاقد غالبا ما يتم عندما يأتي مندوب جهة تريد تسويق نظام الطبي الالكتروني، وتكتفي بعرض مرئي عن النظام تشرح فيه خصائصه ومميزاتها وتستعرض تجاربها السابقة، للوهلة الأولى، يبدو الأمر منطقيا وجيدا، ولكن على المدى الطويل أو حتى المتوسط هذا الاجراء يشوبه الكثير من العقبات الفنية، أن لم تقم الشركة بتحليل الفجوة المطلوبة، والكثير الكثير من المشاكل التعاقدية، نظرا لما قد يطرأ من مستجدات متنوعة، تجعل المؤسسة الطبية والشركة المنتجة للسجل الطبي الالكتروني، في مشاكل متعددة. نعتقد من واقع خبرتنا أن مراعاة الاتي قد يوفر الكثير من الجهد، كنقاط أساسية للتعاقد.
الجزء العام
1- يجب أن يتضمن العقد ما يشير الى طريقة إنهاء التعاقد وما يترتب عنه لكلا الطرفين في المراحل المبكرة، وفي المراحل المتقدمة، تجنبا للدخول في متاهات التفسيرات القانونية.
2- من البديهي أن يتضمن العقد أنه لا يجوز نقل أي من المعلومات التي تحصل عليها نتيجة التعاقد مع الطرف الاخر إلا بموافقة خطية من الطرف الاخر.
3- يجب أن يحتوي التعاقد على مختلف التعريفات التي تخص موضوع التعاقد.
4- يجب أن يوضح العقد العقوبات الجزائية أو الأدبية أو المالية نتيجة التقصير وطرق حل الخلاف.
ما يخص جزء النظام( النظام الطبي الالكتروني أو السجل الطبي الالكتروني) أو "السوفتوير"
1- يجب أن يتضمن العقد حقوق الملكية ولمن تعود، ومحتويات الإصدار الحالي أو تشير إليها باعتبارها محل التعاقد.
2- في حالة إنهاء التعاقد يجب توضيح الفرق بين حقوق المحتوى في قاعدة البيانات وحقوق النظام البرمجي كنظام معلومات طبية.
3- يجب أن تلتزم الشركة بتسليم مختلف الوثائق التي تهم آلية العمل، ومخطط التدفق، وآلة شرح النظام، ومختلف المستندات التي تفيد المؤسسة المستفيدة منه لاحقا.
4- يجب توضيح هل التكاليف تشمل الترقيات اللاحقة وأمور الصيانة والمتابعة أم تشمل فقط الإصدار الحالي.
5- يجب الفصل بين مكونات النظام البرمجية وأجزائه وبين المكونات البرمجية والمادية الأخرى الأساسية لعمل السجل الطبي الالكتروني.
6- أن كان العقد أو التعاقد به طرف ثالث، فيجب توضيحه طبيعة مهامه وحقوقه المالية.
7- من الأهمية بمكان أن يتوفر العقد كل ما يضمن سرية بيانات المريض وطرق الحفاظ عليه وحقوق المريض ومختلف البيانات الشخصية والعامة للمؤسسة.
8- يجب أن يحتوي النظام من غير تكلفة إضافية من أي نوع آلية ربط النظام مع غيره من الأنظمة على مستوى المؤسسة وعلى المستوى الوطني.
9- يجب أن يشمل العقد الفترة التجريبية ومكوناتها التدريبية ومدتها، تم يشمل المرحلة الفعلية ومدتها اللازمة وهنا يجب التفريق بشكل جلي بين التركيب والتشغيل.
10- يجب أن يشمل العقد مراعاة الخصوصية المحلية أو الفردية للمؤسسة ويجب توضيحها بشكل دقيق لكي لا يختلف عليها وذكر هل تترتب عليها تكاليف مالية أم لا.
ما يخص الدعم الفني في العقد
1- يجب أن يتضمن العقد الفصل بين الدعم الفني أثناء فترة التجريب والتركيب والدعم الفني بعدها، وهذا جرت العادة أن يكون كعقد منفصل تحدد فيه الالتزامات المالية بشكل مستقل.
2- من الأهمية بمكان أن تحدد طبيعة الدعم الفني، وعدد ساعات التواجد، والتفريق بين الدعم الفني والتطوير البرمجي.
ما يخص واجهة المستخدم
1- في بعض الأحيان يطلب المستفيد من السجل الطبي الالكتروني، بعض التعديلات في واجهة المستخدم، بحيث تكون أقرب إليه من الناحية العملية، أو تكون لديه بعض الافكار التي يهتم بتطبيقها، فإن حصل تغيير في واجهات المستخدم فهده تكلفة إضافية يجب أن تأخذ بعين الاعتبار من الناحية المالية.
2- من الأهمية بمكان أن يتضمن العقد مكونات واجهة المستخدم، وطبيعة مكوناتها، لحل أي خلاق قد ينشأ عن طلبات جديدة.
3- يجب أن يتضمن العقد هل هنالك حاجة لتطويرات بالسجل الطبي الالكتروني، وما هي هذه المكونات وتوقيت تنفيذها، وفي حالة وجود أخطاء برمجية توقيت معالجتها.
التدريب
1- يجب أن يحتوي العقد على تفاصيل التدريب والمواد التدريبية، ومكوناتها وعدد الساعات.
2- يجب أن يوضح العقد طبيعة التعامل أن كانت هنالك حاجة إضافية للتدريب غير التدريب الأولي، وكيفية التعامل معها، بما في ذلك التدريب الناتج عن الترقيات المختلفة.
التطبيق
1- من الأهمية بمكان التفريق بين التركيب والتطبيق، ومن الضرورة أن يشير العقد إلى جزء التطبيق والتفعيل الحقيقي للسجل الطبي الالكتروني، و الكيفية التي سيتم بها والمدة التقريبية له.
2- يجب أن يشير العقد بوضوح إلى المتطلبات التي يجب أن يلتزم بها الطرف المستفيد من السجل الطبي الالكتروني، من أجل إنهاء التطبيق بشكل عملي.
المحاذير العامة ( الضمانات التي يجب أن تقدم)
1- على الشركة المنفذة للنظام أن تقدم الضمانات الأساسية التي توفر خدمة جيدة للمستفيد، وأن توضح هذه الضمانات بشكل جلي ومكتوب.
2- يدخل ضمن الضمانات حقوق الملكية الفكرية، حقوق المحتوى، مسؤولية الشركة المنفذة اتجاه التدريب والدعم الفني.
3- يعتبر العقد أحد أهم بنو التعاقد فيجب على الجهة المستفيدة أن تطلع عليه بعناية فائقة، وأن تدرس مختلف مكوناته.
4- يجب أن يوضح في العقد الأضرار الناتجة عن التعاقد وطرق حل الخلافات، وطرف انهاء التعاقد بشكل جزئي والمراحل التي يمكن فيها الانهاء ولا يمكن فيها الإنهاء.
النقطة المهمة جدا يجب أن يتوفر في السجل الطبي الالكتروني، مختلف التفاصيل الفنية وهي الأساس وجوهر التعاقد، وهنا ننصح بمراسلتنا بمسودة وقائمة بها اختيارات أساسية لتقييم المنتج من الناحية الفنية.
هنالك قائمة معدة سلفا يمكن أن يستفيد منها من يود ذلك فقط راسلنا.